Verwerkersovereenkomst voor scholen
Versie oktober 2026
Deze verwerkersovereenkomst hoort bij elk schoolabonnement op Flipeezy. Ze regelt hoe Flipeezy persoonsgegevens van leerlingen en personeel verwerkt in opdracht van de school, zoals artikel 28 van de AVG/GDPR vereist. De overeenkomst geldt automatisch zodra de school een schoolabonnement afsluit. Wil je een ondertekend exemplaar voor je dossier? Mail naar privacy@flipeezy.be.
1. Partijen en rollen
- De school (de inrichtende macht of het schoolbestuur dat het abonnement afsluit) is verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt waarvoor Flipeezy in de klas gebruikt wordt.
- Flipeezy, met de bedrijfsgegevens zoals vermeld op de factuur, is verwerker: wij verwerken de gegevens enkel om de dienst te leveren en volgens de instructies van de school.
2. Onderwerp, aard en doel
Flipeezy levert een online leerplatform met flashcards. In opdracht van de school verwerken we gegevens om:
- accounts van leerlingen en leerkrachten te beheren en aan de juiste school en klas te koppelen;
- schoolboards (lesmateriaal) te bewaren en beschikbaar te stellen aan de juiste klassen;
- studieresultaten bij te houden en aan de leerkrachten van de school te tonen;
- leerlingen en leerkrachten berichten te sturen over de dienst (bijvoorbeeld een uitnodiging of een herinnering van de leerkracht);
- het schoolabonnement te factureren.
Flipeezy gebruikt deze gegevens nooit voor reclame, verkoopt ze niet en maakt er geen profielen mee buiten de dienst zelf.
3. Soorten gegevens en betrokkenen
| Betrokkenen | Gegevens |
|---|---|
| Leerlingen | Naam, e-mailadres of door de school aangemaakte gebruikersnaam, klas, schooljaar, studiesessies, scores en voortgang per kaart, eventuele leeraanpassingen (zoals voorlezen of grotere tekst) die de school instelt. |
| Leerkrachten en beheerders | Naam, e-mailadres, rol binnen de school, de schoolboards die ze maken. |
| Contactpersoon facturatie | Naam van de school, adres, btw- en ondernemingsnummer, facturatie-e-mailadres. |
Flipeezy vraagt geen bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheidsgegevens of een diagnose). Een leeraanpassing wordt bewaard als een instelling (bv. "voorlezen aan"), nooit met de reden ervoor. De school vermijdt dat zulke informatie in vrije tekstvelden of in kaarten terechtkomt.
4. Instructies van de school
Flipeezy verwerkt de gegevens alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de school. Die instructies bestaan uit deze overeenkomst en uit wat de beheerders en leerkrachten van de school in de toepassing doen (leerlingen toevoegen, boards vrijgeven, accounts archiveren, …). Vindt Flipeezy dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt het dat meteen aan de school.
5. Vertrouwelijkheid
Iedereen die bij Flipeezy toegang heeft tot persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wat nodig is voor beheer, ondersteuning en het oplossen van technische problemen.
6. Beveiliging
Flipeezy neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer;
- wachtwoorden worden enkel gehasht opgeslagen, nooit leesbaar;
- kortlevende toegangstokens (1 uur) en vernieuwingstokens in een HttpOnly-cookie;
- tweestapsverificatie voor de beheerders van het platform;
- beperking van inlogpogingen tegen raden van wachtwoorden;
- strikte scheiding tussen scholen: een leerkracht ziet alleen gegevens van de eigen school, een leerling alleen de boards van de eigen klas of school.
7. Subverwerkers
De school geeft toestemming voor de inzet van de onderstaande subverwerkers. Flipeezy legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij een nieuwe of andere subverwerker brengen we de school minstens 30 dagen vooraf op de hoogte; de school kan dan bezwaar maken en, als we geen oplossing vinden, het abonnement opzeggen.
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hostingprovider van Flipeezy | Webserver en database | Europese Unie |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Versturen van e-mails (uitnodigingen, herinneringen, facturen) | Europese Unie (Frankrijk) |
| Mollie B.V. | Online betaling van het abonnement | Europese Unie (Nederland) |
| Anthropic PBC | AI-import: kaarten maken uit een PDF of foto die een gebruiker zelf uploadt | Verenigde Staten |
Over de AI-import: alleen de inhoud van het bestand dat een leerkracht of leerling bewust uploadt, gaat naar Anthropic. Dat is lesmateriaal, geen leerlingdossier. Flipeezy bewaart het geüploade bestand niet. De doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil de school geen AI gebruiken, dan zetten we de AI-pool van de school op nul.
Voorlezen: de voorleesfunctie gebruikt de spraakfunctie die in de browser of het toestel van de gebruiker zit. Flipeezy stuurt daarvoor zelf geen gegevens door.
8. Rechten van betrokkenen
Flipeezy helpt de school om verzoeken van leerlingen, ouders of personeel te beantwoorden (inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid). Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij Flipeezy binnen, dan sturen we het door naar de school.
9. Datalekken
Flipeezy meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we ze ontdekt hebben aan de school. We geven daarbij alle informatie die de school nodig heeft om haar eigen meldplicht na te komen, en nemen meteen maatregelen om de gevolgen te beperken.
10. Bewaartermijnen
- Bij de start van een nieuw schooljaar worden leerlingen losgekoppeld van de school. Hun studieresultaten op schoolboards zijn dan niet meer zichtbaar voor de leerkrachten.
- Leerlingaccounts die de school zelf aanmaakt (zonder e-mailadres), verwijdert de school wanneer ze niet meer nodig zijn, of laat ze verwijderen via privacy@flipeezy.be.
- Leerlingen en leerkrachten die zelf een account met hun eigen e-mailadres aanmaakten, houden dat account; het valt onder het gewone privacybeleid van Flipeezy.
- Facturen bewaren we 7 jaar, zoals de boekhoudwetgeving vereist.
11. Einde van de overeenkomst
Eindigt het schoolabonnement, dan kan de school binnen 30 dagen een export van haar gegevens vragen. Daarna verwijdert Flipeezy de schoolboards, de schoolomgeving en de door de school aangemaakte leerlingaccounts, behalve wat we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).
12. Controle
Flipeezy stelt de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat het deze overeenkomst naleeft, en beantwoordt redelijke vragen en vragenlijsten van de school of haar functionaris voor gegevensbescherming.
13. Aansprakelijkheid en recht
Elke partij is aansprakelijk volgens de regels van de AVG. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Bij tegenstrijdigheid met de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat de bescherming van persoonsgegevens betreft.
14. Contact
Vragen over privacy, een ondertekend exemplaar of het invullen van een privacyvragenlijst van je school: privacy@flipeezy.be.
Contrat de sous-traitance pour les écoles
Version octobre 2026
Ce contrat de sous-traitance accompagne chaque abonnement école sur Flipeezy. Il règle la manière dont Flipeezy traite les données personnelles des élèves et du personnel pour le compte de l’école, comme l’exige l’article 28 du RGPD. Il s’applique automatiquement dès que l’école souscrit un abonnement école. Vous souhaitez un exemplaire signé pour votre dossier ? Écrivez à privacy@flipeezy.be.
1. Parties et rôles
- L’école (le pouvoir organisateur qui souscrit l’abonnement) est responsable du traitement : elle décide de l’usage de Flipeezy en classe.
- Flipeezy, avec les données d’entreprise figurant sur la facture, est sous-traitant : nous traitons les données uniquement pour fournir le service et selon les instructions de l’école.
2. Objet, nature et finalité
Flipeezy fournit une plateforme d’apprentissage en ligne par flashcards. Pour le compte de l’école, nous traitons des données afin de :
- gérer les comptes des élèves et des enseignants et les rattacher à la bonne école et à la bonne classe ;
- conserver les boards d’école (matériel de cours) et les mettre à disposition des bonnes classes ;
- enregistrer les résultats d’étude et les montrer aux enseignants de l’école ;
- envoyer aux élèves et enseignants des messages liés au service (par exemple une invitation ou un rappel de l’enseignant) ;
- facturer l’abonnement école.
Flipeezy n’utilise jamais ces données à des fins publicitaires, ne les vend pas et n’en fait pas de profils en dehors du service lui-même.
3. Types de données et personnes concernées
| Personnes concernées | Données |
|---|---|
| Élèves | Nom, adresse e-mail ou nom d’utilisateur créé par l’école, classe, année scolaire, sessions d’étude, scores et progression par carte, éventuels aménagements (comme la lecture à voix haute ou un texte agrandi) configurés par l’école. |
| Enseignants et administrateurs | Nom, adresse e-mail, rôle au sein de l’école, boards d’école qu’ils créent. |
| Contact facturation | Nom de l’école, adresse, numéros de TVA et d’entreprise, adresse e-mail de facturation. |
Flipeezy ne demande aucune catégorie particulière de données (comme des données de santé ou un diagnostic). Un aménagement est enregistré comme un réglage (p. ex. « lecture à voix haute activée »), jamais avec sa raison. L’école évite que de telles informations figurent dans des champs libres ou dans des cartes.
4. Instructions de l’école
Flipeezy traite les données uniquement selon les instructions documentées de l’école : ce contrat et les actions des administrateurs et enseignants dans l’application (ajouter des élèves, publier des boards, archiver des comptes, …). Si Flipeezy estime qu’une instruction enfreint le RGPD, il en informe immédiatement l’école.
5. Confidentialité
Toute personne ayant accès à des données personnelles chez Flipeezy est tenue au secret. L’accès est limité à ce qui est nécessaire pour la gestion, le support et la résolution de problèmes techniques.
6. Sécurité
Flipeezy prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
- des connexions chiffrées (HTTPS) pour tout le trafic ;
- des mots de passe stockés uniquement sous forme hachée, jamais lisibles ;
- des jetons d’accès de courte durée (1 heure) et des jetons de renouvellement dans un cookie HttpOnly ;
- une vérification en deux étapes pour les administrateurs de la plateforme ;
- une limitation des tentatives de connexion ;
- une séparation stricte entre écoles : un enseignant ne voit que les données de sa propre école, un élève uniquement les boards de sa classe ou de son école.
7. Sous-traitants ultérieurs
L’école autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs ci-dessous. Flipeezy leur impose les mêmes obligations que celles de ce contrat. En cas de nouveau sous-traitant, nous informons l’école au moins 30 jours à l’avance ; l’école peut alors s’y opposer et, à défaut de solution, résilier l’abonnement.
| Sous-traitant | Finalité | Lieu |
|---|---|---|
| Hébergeur de Flipeezy | Serveur web et base de données | Union européenne |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi d’e-mails (invitations, rappels, factures) | Union européenne (France) |
| Mollie B.V. | Paiement en ligne de l’abonnement | Union européenne (Pays-Bas) |
| Anthropic PBC | Import IA : créer des cartes à partir d’un PDF ou d’une photo envoyé par l’utilisateur | États-Unis |
À propos de l’import IA : seul le contenu du fichier qu’un enseignant ou un élève envoie volontairement est transmis à Anthropic. Il s’agit de matériel de cours, pas d’un dossier d’élève. Flipeezy ne conserve pas le fichier envoyé. Le transfert vers les États-Unis repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Si l’école ne souhaite pas utiliser l’IA, nous mettons son pool d’IA à zéro.
Lecture à voix haute : cette fonction utilise la synthèse vocale intégrée au navigateur ou à l’appareil de l’utilisateur. Flipeezy ne transmet lui-même aucune donnée pour cela.
8. Droits des personnes concernées
Flipeezy aide l’école à répondre aux demandes des élèves, des parents ou du personnel (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité). Si une telle demande arrive directement chez Flipeezy, nous la transmettons à l’école.
9. Violations de données
Flipeezy notifie à l’école toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après l’avoir découverte, avec toutes les informations nécessaires pour que l’école puisse remplir sa propre obligation de notification. Nous prenons immédiatement des mesures pour en limiter les conséquences.
10. Durées de conservation
- Au début d’une nouvelle année scolaire, les élèves sont détachés de l’école. Leurs résultats sur les boards d’école ne sont alors plus visibles pour les enseignants.
- Les comptes élèves créés par l’école (sans adresse e-mail) sont supprimés par l’école lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ou sur demande à privacy@flipeezy.be.
- Les élèves et enseignants qui ont créé eux-mêmes un compte avec leur propre adresse e-mail conservent ce compte ; il relève de la politique de confidentialité habituelle de Flipeezy.
- Les factures sont conservées 7 ans, comme l’exige la législation comptable.
11. Fin du contrat
À la fin de l’abonnement école, l’école peut demander un export de ses données dans les 30 jours. Ensuite, Flipeezy supprime les boards d’école, l’espace école et les comptes élèves créés par l’école, à l’exception de ce que nous devons conserver légalement (comme les factures).
12. Contrôle
Flipeezy met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat et répond aux questions et questionnaires raisonnables de l’école ou de son délégué à la protection des données.
13. Responsabilité et droit applicable
Chaque partie est responsable selon les règles du RGPD. Ce contrat est régi par le droit belge. En cas de contradiction avec les conditions générales, ce contrat prévaut pour ce qui concerne la protection des données personnelles.
14. Contact
Questions sur la vie privée, exemplaire signé ou questionnaire de votre école : privacy@flipeezy.be.
Data processing agreement for schools
Version October 2026
This data processing agreement (DPA) is part of every school plan on Flipeezy. It sets out how Flipeezy processes personal data of students and staff on behalf of the school, as required by Article 28 of the GDPR. It applies automatically as soon as the school takes out a school plan. Would you like a signed copy for your records? Email privacy@flipeezy.be.
1. Parties and roles
- The school (the governing body that takes out the plan) is the controller: it decides how Flipeezy is used in class.
- Flipeezy, with the company details shown on the invoice, is the processor: we only process data to provide the service and on the school’s instructions.
2. Subject, nature and purpose
Flipeezy provides an online flashcard learning platform. On behalf of the school we process data to:
- manage student and teacher accounts and link them to the right school and class;
- store school boards (course material) and make them available to the right classes;
- record study results and show them to the school’s teachers;
- send students and teachers messages about the service (for example an invitation or a reminder from the teacher);
- invoice the school plan.
Flipeezy never uses this data for advertising, does not sell it and does not build profiles with it outside the service itself.
3. Types of data and data subjects
| Data subjects | Data |
|---|---|
| Students | Name, email address or a username created by the school, class, school year, study sessions, scores and per-card progress, and any learning accommodations (such as read-aloud or larger text) set by the school. |
| Teachers and administrators | Name, email address, role within the school, the school boards they create. |
| Billing contact | School name, address, VAT and company number, billing email address. |
Flipeezy does not ask for special categories of data (such as health data or a diagnosis). An accommodation is stored as a setting (e.g. “read-aloud on”), never with the reason for it. The school avoids putting such information in free-text fields or cards.
4. The school’s instructions
Flipeezy only processes data on the school’s documented instructions: this agreement and the actions of the school’s administrators and teachers in the application (adding students, releasing boards, archiving accounts, …). If Flipeezy believes an instruction infringes the GDPR, it informs the school immediately.
5. Confidentiality
Everyone at Flipeezy with access to personal data is bound by confidentiality. Access is limited to what is needed for administration, support and fixing technical problems.
6. Security
Flipeezy takes appropriate technical and organisational measures, including:
- encrypted connections (HTTPS) for all traffic;
- passwords stored only as hashes, never readable;
- short-lived access tokens (1 hour) and refresh tokens in an HttpOnly cookie;
- two-factor authentication for platform administrators;
- login rate limiting against password guessing;
- strict separation between schools: a teacher only sees data of their own school, a student only the boards of their own class or school.
7. Sub-processors
The school authorises the sub-processors below. Flipeezy imposes the same obligations on them as in this agreement. We inform the school at least 30 days before adding or replacing a sub-processor; the school may object and, if no solution is found, cancel the plan.
| Sub-processor | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Flipeezy’s hosting provider | Web server and database | European Union |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Sending emails (invitations, reminders, invoices) | European Union (France) |
| Mollie B.V. | Online payment of the plan | European Union (Netherlands) |
| Anthropic PBC | AI import: creating cards from a PDF or photo a user uploads | United States |
About AI import: only the content of a file that a teacher or student deliberately uploads is sent to Anthropic. That is course material, not a student record. Flipeezy does not keep the uploaded file. The transfer to the United States relies on the European Commission’s standard contractual clauses. If the school does not want to use AI, we set the school’s AI pool to zero.
Read-aloud: this feature uses the speech synthesis built into the user’s browser or device. Flipeezy itself does not send any data for it.
8. Data subject rights
Flipeezy helps the school respond to requests from students, parents or staff (access, rectification, erasure, restriction, portability). If such a request reaches Flipeezy directly, we forward it to the school.
9. Data breaches
Flipeezy notifies the school of a personal data breach without undue delay and at the latest within 48 hours of discovering it, with all information the school needs to meet its own notification duty. We take immediate measures to limit the consequences.
10. Retention
- At the start of a new school year, students are unlinked from the school. Their results on school boards are then no longer visible to teachers.
- Student accounts created by the school (without an email address) are deleted by the school when no longer needed, or on request via privacy@flipeezy.be.
- Students and teachers who created an account with their own email address keep that account; it falls under Flipeezy’s regular privacy policy.
- Invoices are kept for 7 years, as accounting law requires.
11. End of the agreement
When the school plan ends, the school can request an export of its data within 30 days. After that, Flipeezy deletes the school boards, the school space and the student accounts created by the school, except what we must keep by law (such as invoices).
12. Audits
Flipeezy makes available the information needed to demonstrate compliance with this agreement and answers reasonable questions and questionnaires from the school or its data protection officer.
13. Liability and governing law
Each party is liable under the rules of the GDPR. This agreement is governed by Belgian law. In case of conflict with the terms of service, this agreement prevails as far as the protection of personal data is concerned.
14. Contact
Questions about privacy, a signed copy or your school’s privacy questionnaire: privacy@flipeezy.be.